Liste de vérification de conformité CRIC : dossiers clients et tenue de dossiers
Mis à jour le 17 octobre 2026
Liste de vérification de conformité CRIC pour les dossiers clients et la tenue de dossiers
Les CRIC doivent conserver des dossiers clients complets incluant des contrats de service signés, toute la correspondance, les reçus d'honoraires et les copies de demandes pendant au moins six ans conformément au Code de déontologie du CCIC. Une tenue de dossiers adéquate protège à la fois le client et le praticien lors de vérifications, de plaintes ou d'examens d'assurance qualité par le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté.
Une liste de vérification de conformité CRIC est un outil systématique qui garantit que les consultants réglementés en immigration canadienne conservent toute la documentation et les dossiers clients requis conformément aux normes du Collège et aux lois fédérales sur la protection de la vie privée.
Documents essentiels pour chaque dossier client
Chaque dossier client doit contenir des documents fondamentaux qui établissent la relation professionnelle et l'étendue des travaux. Le contrat de service ou l'entente de mandat signé est obligatoire, décrivant clairement les services, les honoraires, les échéanciers et les conditions de résiliation. Incluez le formulaire de renseignements et de consentement du client avec les coordonnées d'identité complètes, les coordonnées et l'autorisation de représentation. Votre questionnaire d'admission et vos dossiers d'évaluation préliminaire doivent être conservés, ainsi que les copies de pièces d'identité (passeport, certificats de naissance, certificats de police). Documentez toutes les ententes d'honoraires, factures, reçus de paiement et dossiers de comptes en fidéicommis. My Briefcase stocke ces documents de base dans le dossier de cas sécurisé de chaque client avec des pistes de vérification automatiques montrant qui a accédé à quoi et quand, aidant les praticiens à démontrer la conformité lors des examens du Collège.
Mandats et ententes de service
Le mandat écrit doit préciser le programme d'immigration ou le type de demande, vos honoraires professionnels et votre calendrier de paiement, les coûts additionnels que le client devra assumer (frais IRCC, examens médicaux, traductions), les échéanciers estimés et ce qui se passe si le client met fin aux services ou si vous vous retirez. Les deux parties doivent signer avant que le travail substantiel ne commence. Conservez l'entente originale signée et fournissez une copie au client. Si la portée change, rédigez une modification écrite.
Pièces d'identité et documents d'immigration
Conservez des copies claires de tous les documents d'identité que vous examinez ou soumettez : passeports (toutes les pages avec cachets), certificats de naissance et de mariage, jugements de divorce, diplômes et relevés de notes, lettres d'emploi et talons de paie, résultats de tests linguistiques et tout document d'immigration antérieur (visas, permis de travail, permis d'études, refus antérieurs). Organisez ces documents par ordre chronologique et notez quels documents ont été soumis avec quelle demande. Si les documents sont dans des langues autres que l'anglais ou le français, conservez à la fois l'original et la traduction certifiée.
Dossiers de communication et de correspondance
Des dossiers complets de toutes les communications avec les clients démontrent la diligence et vous protègent en cas de différend. Conservez des copies de tous les courriels envoyés et reçus, des notes d'appels téléphoniques et de réunions vidéo (incluant la date, l'heure, la durée et les points de discussion), des messages texte s'ils sont utilisés pour des questions substantielles, et des lettres ou reçus de messagerie. Documentez les conseils donnés à chaque étape, les instructions ou décisions du client qui affectent le dossier, et toute instance où le client a refusé de suivre vos recommandations. Enregistrez quand vous avez demandé des documents et quand ils ont été reçus. Le portail client sécurisé de My Briefcase enregistre automatiquement tous les messages et échanges de documents avec horodatage, créant un dossier de communication inaltérable. Cette piste de vérification est inestimable lors d'enquêtes sur des plaintes du Collège, car vous pouvez prouver exactement ce qui a été dit et quand.
Notes de réunion et notes au dossier
Après chaque réunion avec le client ou appel téléphonique important, préparez une brève note au dossier résumant ce qui a été discuté, les décisions prises, les prochaines étapes et les échéances. Notez les objectifs, préoccupations ou changements de circonstances du client. Si le client fournit des informations qui contredisent des déclarations antérieures ou soulèvent des préoccupations d'admissibilité, documentez vos conseils. Ces notes contemporaines sont beaucoup plus crédibles que des souvenirs reconstruits des mois plus tard lors d'un processus de plainte.
Documentation des conseils et de la stratégie
Documentez les stratégies d'immigration que vous avez envisagées, pourquoi vous avez recommandé une voie plutôt qu'une autre, et tous les risques ou limitations que vous avez expliqués au client. Si la situation du client a changé (perte d'emploi, rupture de relation, voyage additionnel), enregistrez quand vous l'avez appris et comment cela a affecté la demande. Cela démontre que vous avez exercé un jugement professionnel et tenu le client informé. Ne détruisez jamais de notes parce qu'une demande a été refusée ou qu'une plainte a été déposée.
Documents de demande et correspondance gouvernementale
Conservez des copies complètes de chaque demande ou soumission faite au nom du client, exactement telles que soumises à IRCC ou aux programmes de candidats des provinces. Cela inclut tous les formulaires (avec signatures et dates), les documents justificatifs téléversés, les lettres d'accompagnement et les explications de circonstances. Capturez des captures d'écran des soumissions en ligne montrant les numéros de confirmation et les horodatages. Conservez toute la correspondance d'IRCC : accusé de réception, demandes de renseignements ou documents additionnels, lettres d'équité procédurale, lettres de refus et avis d'approbation. Notez la date à laquelle vous avez reçu chaque communication gouvernementale et quand vous l'avez transmise au client. Le coffre de documents de My Briefcase organise les documents de demande par étape de dossier avec contrôle de version, garantissant que vous pouvez toujours récupérer la version exacte soumise. Les outils de préremplissage de formulaires IRCC de la plateforme extraient les données des réponses du client, réduisant les erreurs de transcription et créant des dossiers clairs des sources d'information pour chaque champ de formulaire.
Soumissions et documents justificatifs
Enregistrez le PDF final ou le fichier de soumission exactement tel que téléversé sur les portails IRCC, incluant la liste de vérification des documents et toutes les spécifications techniques. Si vous avez soumis une demande papier, conservez des photocopies de l'ensemble du paquet incluant le suivi de messagerie. Tenez un registre de ce qui a été soumis, quand et par quel canal (en ligne, CAV, courrier). Si vous avez corrigé ou mis à jour des informations après la soumission via un formulaire Web ou des documents additionnels, conservez ces dossiers avec le dossier de demande original.
Demandes et réponses gouvernementales
IRCC peut demander des documents additionnels, des entrevues ou des clarifications pendant le traitement. Conservez la lettre ou le message de demande original, votre note de dossier analysant ce qui est requis, la correspondance avec le client au sujet de la demande et les copies de votre réponse avec toutes les pièces jointes. Notez soigneusement les échéances (généralement 30 ou 60 jours) et documentez quand vous avez soumis la réponse. Si vous avez demandé des prolongations, conservez cette correspondance. Ces dossiers prouvent que vous avez respecté les délais et répondu de manière appropriée.
Exigences en matière de protection de la vie privée, de sécurité et de conservation
Les dossiers clients contiennent des renseignements personnels hautement sensibles protégés par les lois fédérales et provinciales sur la protection de la vie privée. Mettez en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques : stockage numérique crypté, fichiers protégés par mot de passe, plateformes infonuagiques sécurisées avec résidence des données au Canada, classeurs verrouillés pour les dossiers papier et contrôles d'accès basés sur les rôles si vous avez du personnel. Limitez l'accès aux dossiers à ceux qui ont un besoin légitime. Le Code du CCIC exige la conservation des dossiers clients pendant au moins six ans après la fermeture du dossier ou la dernière prestation de service, selon la dernière éventualité. Ne disposez pas des dossiers pendant que des plaintes sont en cours ou qu'un litige est prévisible. Lors de la disposition des dossiers, utilisez des méthodes sécurisées (déchiquetage, services de destruction certifiés). My Briefcase utilise des serveurs AWS canadiens, crypte les données au repos et en transit, et fournit des journaux d'accès détaillés montrant qui a consulté chaque document, appuyant à la fois la conformité à la protection de la vie privée et les preuves dans la défense contre les plaintes.
Protection et cryptage des données
Stockez les dossiers clients sur des plateformes sécurisées et cryptées plutôt que sur des appareils personnels non protégés ou des services infonuagiques grand public gratuits. Utilisez des mots de passe robustes et l'authentification à deux facteurs. Si vous envoyez des documents par courriel, utilisez le courriel crypté ou des outils de transfert de fichiers sécurisés. Formez le personnel sur les obligations de protection de la vie privée et de confidentialité. Assurez le cryptage des ordinateurs portables et des appareils mobiles. Si une violation de données se produit (ordinateur portable perdu, accès non autorisé, rançongiciel), avisez les clients touchés et le Commissaire à la protection de la vie privée comme l'exige la loi.
Conservation et disposition des dossiers
Calculez la période de conservation de six ans à partir de la date de fermeture du dossier (dossier complété, refusé ou client met fin aux services). Pendant cette période, gardez le dossier intact; ne retirez pas de documents même si le client le demande. Après l'expiration de la période de conservation et en l'absence de plaintes ou de questions juridiques en cours, vous pouvez disposer des dossiers en utilisant des méthodes sécurisées. Certains praticiens conservent les dossiers plus longtemps comme pratique commerciale. Documentez vos procédures de disposition et tenez un registre des dossiers détruits, incluant le nom du client, le numéro de dossier et la date de destruction.
Assurance qualité et contrôles internes
Au-delà de la conformité minimale, mettez en œuvre des contrôles qualité pour détecter les erreurs avant qu'elles ne nuisent aux clients ou déclenchent des plaintes. Utilisez des formulaires d'admission, des listes de vérification et des modèles standardisés pour assurer la cohérence. Effectuez des examens internes de dossiers trimestriellement, vérifiant les documents manquants, les ententes non signées ou les tâches en retard. Si vous avez du personnel, mettez en œuvre des protocoles de supervision et d'examen; le CRIC inscrit demeure responsable de tout le travail. Maintenez un manuel de politiques et procédures couvrant la gestion des dossiers, les vérifications de conflits, les arrangements d'honoraires et le traitement des plaintes. Suivez rigoureusement les échéances en utilisant un système de gestion de cabinet avec des rappels automatisés pour les échéances IRCC, les expirations de documents (passeports, certificats de police) et les renouvellements de mandats. Le système de gestion des tâches de My Briefcase crée des rappels automatiques pour les échéances critiques, incluant le compte à rebours de 60 jours pour les invitations à présenter une demande dans Entrée express avec des listes de vérification de documents échelonnées pour avant et après l'invitation. Les étapes du pipeline (consultation, mandat reçu, collecte de documents, soumis, décision) vous donnent une surveillance visuelle de tous les dossiers actifs, vous aidant à identifier les dossiers bloqués ou les échéances approchantes avant qu'ils ne deviennent des urgences.
Listes de vérification et modèles
Développez des listes de vérification de documents pour chaque type de demande courante (Entrée express, parrainage de conjoint, permis d'études, permis de travail, demandes de candidats des provinces). Au fur et à mesure que vous progressez dans un dossier, cochez les éléments complétés et notez les documents manquants. Utilisez des lettres modèles pour les scénarios courants (suivis de demande de documents, mises à jour de statut, renouvellements de mandat). Les modèles garantissent que vous couvrez tous les points nécessaires et réduisent le temps de rédaction, mais personnalisez toujours pour la situation spécifique du client.
Suivi des échéances et systèmes de rappel
Les dossiers d'immigration impliquent de nombreuses échéances : échéances de réponse IRCC, dates d'expiration de documents, validité de l'examen médical (12 mois), certificats de police (6 mois dans certains cas), réponse à l'invitation (60 jours) et renouvellements d'assurance responsabilité professionnelle. Utilisez un système de calendrier qui envoie des alertes bien à l'avance (deux semaines, une semaine, trois jours) pour que vous ayez le temps d'agir. Révisez votre système de rappel quotidiennement. Si vous déléguez la surveillance des échéances au personnel, vérifiez qu'ils le font et signalez les échéances approchantes.
Questions fréquentes
Combien de temps les CRIC doivent-ils conserver les dossiers clients après la fermeture d'un dossier?
Le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté exige que les CRIC conservent les dossiers clients pendant au moins six ans après la fermeture du dossier ou la dernière prestation de service, selon la dernière éventualité. Cela s'applique aux dossiers papier et électroniques. Ne disposez pas des dossiers si une plainte est en cours ou raisonnablement anticipée, car vous aurez besoin des dossiers pour votre défense. Après la période de conservation, utilisez des méthodes de disposition sécurisées comme le déchiquetage.
Quelles sont les erreurs de tenue de dossiers les plus courantes qui mènent à des plaintes au CCIC?
Les lacunes courantes incluent l'absence d'ententes de mandat signées, des dossiers inadéquats des conseils donnés aux clients, aucune documentation sur pourquoi une stratégie particulière a été choisie, des copies incomplètes de demandes soumises, des journaux de communication déficients rendant difficile de prouver ce qui a été dit au client, et l'absence de documentation des décisions ou instructions du client. Les dossiers d'honoraires et reçus manquants causent aussi des problèmes. Ces lacunes rendent difficile la défense contre les plaintes alléguant négligence, mauvaise communication ou actions non autorisées.
Puis-je stocker les dossiers clients sur des services infonuagiques comme Google Drive ou Dropbox?
Vous pouvez utiliser le stockage infonuagique s'il répond aux exigences de protection de la vie privée et de sécurité : le service doit stocker les données au Canada ou avec des protections de la vie privée adéquates, crypter les données en transit et au repos, être protégé par mot de passe avec authentification robuste, et avoir des contrôles d'accès limitant qui peut voir les dossiers. Les services grand public gratuits manquent généralement de sécurité suffisante. Les plateformes de gestion de cabinet d'immigration comme My Briefcase utilisent des serveurs canadiens avec cryptage et journaux de vérification, respectant les normes de protection de la vie privée tout en fournissant une gestion de dossiers organisée.
Quels dossiers dois-je conserver si un client met fin au mandat avant l'achèvement?
Conservez l'ensemble du dossier exactement tel qu'il se présente au moment de la résiliation : l'entente de mandat, tous les documents reçus, tous les travaux complétés (ébauches de demandes, recherche, correspondance), les communications avec le client incluant l'avis de résiliation, un compte final des honoraires et débours, et tout remboursement émis. Rédigez une note de clôture résumant l'état du dossier, le travail complété, les questions en suspens et les échéances que le client doit respecter. Fournissez au client des copies de ses documents et du travail produit selon le cas, mais conservez votre dossier complet pendant six ans.
Information générale pour les professionnels de l'immigration, et non un avis juridique. Les règles d'IRCC changent; vérifiez toujours sur canada.ca.
Automatisez ces processus
My Briefcase automatise les échéanciers, les listes de documents, la préparation et le pré-remplissage des formulaires d'IRCC et la facturation.
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